Toiminnanohjausratkaisuja pk-yrityksille tarjoavassa perheyrityksessämme Profizissa tapahtui keväällä sukupolvenvaihdos, kun aloitin työt yrityksemme toimitusjohtajana. Olen nyt näiden 226 päivän aikana ehtinyt suorittaa ensimmäisen sukelluksen IT-maailman syvään päähän. Ennen Profizille siirtymistä työskentelin liiketoiminnan kehityksen parissa reilut pari vuotta, joka antoi hieman erilaisen taustan ja näkövinkkelin IT-liiketoimintaan. Ajattelinkin ensimmäisessä blogikirjoituksessani puhua suoraan siitä, miten toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa tai vaihtamista pitäisi mielestäni lähestyä: missä tilanteissa ja mistä syystä toiminnanohjausjärjestelmiin kannattaa investoida ja mikä investoinnissa on olennaista.

ERP-investointien suunnittelussa usein merkittäviä puutteita

Monesti tarve toiminnanohjausjärjestelmälle lähtee siitä, että yrityksen toiminta on kasvanut ja monimutkaistunut, eikä homma pysy enää näpeissä pään alkaessa painua pinnan alle. Tyypillinen tilanne on, että kirjanpito on yhdessä ohjelmistossa, varastokirjanpito Excelissä, tilaukset ja tarjoukset useamman henkilön tietokoneilla, sähköposteissa tai Dropboxissa, liidit myyntimiehen post-it lapuilla ja pääkopassa, työntekijöiden tuntikirjaukset yksittäisissä Exceleissä. Tavaraa tulee ja menee sitä vauhtia, että kenelläkään ei ole enää luotettavaa tietoa missä tavaraa on, onko sitä riittävästi vai kenties liikaa varastossa ja onko asiakkaille toimitettu, mitä on luvattu. Johdolla ei ole näkyvyyttä tuote- saati asiakaskannattavuuteen, koska esimerkiksi valmistuksessa käytettävien materiaalien kulutusta ei merkitä mihinkään ja työntekijöiden tuntikirjaukset ovat kukin omalla tavallaan merkittyinä Excel-viidakossa. Johdolla ei myöskään ole luotettavaa näkemystä myynnin kehittymisestä, ellei jatkuvasti jututa myyntimiehiä tai yritä tulkita harakanvarpaita post-it lapuista.

Toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen tai vaihtaminen pitäisi olla aina kaksivaiheinen päätös. Ensimmäinen päätös on se, että tarvitaanko uutta toiminnanohjausjärjestelmää ollenkaan. Toiminnanohjausjärjestelmä on ennen kaikkea strateginen investointi, jonka tarkoituksena on tavoitella toiminnan tehokkuutta ja luotettavampaa tietoa päätöksenteon tueksi. Investointia tulee aina arvioida saavutettujen hyötyjen suhteessa kustannukseen. Liian useasti yritykset lähtevät toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan väärin perustein, eikä tavoiteltuja hyötyjä saavuteta tai hintalappu hyödyille paisuu liian suureksi. Useasti tämä johtuu siitä, että järjestelmää lähdetään hankkimaan suin päin ja uuden toiminnanohjausjärjestelmän uskotaan ratkaisevan kaikki ongelmat. Hankinnassa on tärkeää muistaa, että A) mikään järjestelmä ei yksin ratkaise ongelmia, B) ongelmien ratkaisussa prosessien kehittäminen on vähintään yhtä olennaista kuin järjestelmän hankkiminen tai uusiminen ja C) joskus ongelmat ovat loppujen lopuksi niin pieniä, että niiden ratkaisemiseen ei kannata investoida järeän järjestelmän verran.

Yksinkertainen liiketoiminta ei tarvitse monimutkaista järjestelmää

Olin keväällä tapaamassa potentiaalista elintarviketeollisuuden asiakasta, joka harkitsi ensimmäisen toiminnanohjausjärjestelmänsä hankkimista. Yrityksen myynti oli ulkoistettu ja tuotanto- ja varastoprosessit olivat yksinkertaisia. Kirjauksia tehtiin paljon paperisilla merkinnöillä, jotka siirrettiin sitten päivän lopuksi muutamiin talousjohtajan hallinnoimiin Exceleihin. Käytäntö oli yksinkertainen ja vaati jonkin verran manuaalista työtä, mutta se toimi ongelmitta. Yrityksen taloudesta vastaava henkilö oli kuitenkin alkanut harkita toiminnanohjausjärjestelmää, jotta varastosaldot olisivat jatkuvasti sähköisesti ajan tasalla.

Kun olimme käyneet läpi yrityksen nykyisen tilanteen, kysyin häneltä odottivatko he liiketoiminnan kasvavan tai muuttuvan merkittävästi seuraavien 2-5 vuoden aikana tai oliko heillä esimerkiksi aikomusta siirtää myynti kolmannelta osapuolelta omaan hallintaansa. Tähän sain vastauksena, että merkittävää kasvua tai muutosta ei ollut heti näköpiirissä, ja heillä ei ollut mitään syytä siirtää myyntiä itsellensä, vaan he olivat varsin tyytyväisiä nykyiseen ratkaisuun. Jatkoimme keskusteluamme ja kyselin, miten varastosaldojen saaminen reaaliaikaiseksi tehostaisi tai muuttaisi toimintaa tai mihin liiketoiminnan kannalta olennaisiin päätöksiin se vaikuttaisi. Hetken pohdittuaan talousjohtaja vastasi, että reaaliaikaiset varastosaldot eivät välttämättä vaikuttaisi merkittävästi mihinkään. Keskustelumme päätteeksi totesimme, että järeän toiminnanohjausjärjestelmän tuomat edut eivät todennäköisesti kattaisi siitä aiheutuvia kustannuksia, vaan toiminnan tehostamisessa kannattaisi keskittyä muihin keinoihin.

Tarinan opetus on se, että ei pidä ostaa Mersua, jos vanha Opelkin pestynä ja puunattuna ajaa saman asian. Kaikesta paperista ja manuaalisesta työstä ei ehdoin tahdoin tarvitse yrittää päästä eroon, ja Excel on ystävä, jos toiminta on suhteellisen yksinkertaista ja talossa riittää osaamista ja intoa virittää systeemiä. Jos toiminta pysyy stabiilina ja kasvua tai merkittäviä muutoksia liiketoiminnassa ei ole odotettavissa, ei järeää toiminnanohjausjärjestelmää välttämättä tarvita. Rehellinen toimittaja uskaltaa sanoa tämän suoraan potentiaaliselle asiakkaalle.

Kumppanin osaaminen ja rehellisyys merkitsee järjestelmän ominaisuuksia enemmän

Jos investointi toiminnanohjausjärjestelmään on ensin validoitu eli pystytään selkeästi osoittamaan, että hyötyjä voidaan saavuttaa enemmän kuin mitä kustannuksia syntyy, on toinen päätös valita toimittaja, jonka kanssa lähtee viemään projektia eteenpäin. Kyllä, mielestäni toimittajan valinta on todellakin olennaisempaa kuin järjestelmän. Olen sanonut kaikille tapaamilleni potentiaalisille asiakkaille, että te ette ole oikeasti valitsemassa toiminnanohjausjärjestelmää, vaan strategista kumppania seuraavaksi 5-10 vuodeksi. Kerron nyt salaisuuden: kaikki nykyaikaiset ja monipuoliset toiminnanohjausjärjestelmät ovat perustoiminnallisuudeltaan jossain määrin samanlaisia. Näin ollen toimittajan valinnassa ei ole olennaista, kenen tarjoama järjestelmä on kaunein tai kenen järjestelmässä on eniten ominaisuuksia, vaan se kuinka hyvin toimittaja pystyy ymmärtämään yrityksen liiketoimintaa ja siitä kumpuavia vaatimuksia järjestelmälle pitkällä aikavälillä. Jos toimittaja on rehellinen, hän kyllä kertoo liiketoimintaan ja prosesseihin syvennyttyään, jos hänen tarjoamansa järjestelmä ei ole oikea valinta. Lisäksi tultuaan valituksi hyvä toimittaja ei vain tee asioita, joita asiakas pyytää tai vaatii, vaan osaa kysyä ”Miksi?” keskittyen aina kehitykseen, joka aidosti tuottaa enemmän hyötyjä kuin kustannuksia. Kokemukseni mukaan valitettavasti liian harvalla järjestelmätoimittajalla on kykyä tai halua ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa riittävän syvällisellä tasolla, jotta pystyisi tarjoamaan oikeita ratkaisuja oikeisiin ongelmiin. Kannattaa siis olla tarkkana.

Toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista tai vaihtamista pohtiville tai muuten vain aiheesta kiinnostuneille suosittelen lämpimästi jatkolukemiseksi tekemäämme ERP-ostajan opasta, jossa pureudutaan aiheeseen tarkemmin – neutraalisti ja kiihkottomasti.

Tehokasta syksyä ja ajatuksia herättäviä lukuhetkiä oppaan parissa!