Menestyvä yritys tarvitsee päätöksenteon perustaksi luotettavaa ja ajantasaista tietoa

Usein yritykset joutuvat kuitenkin tekemään päätöksiä puutteelliseen tietoon perustuen. Tyypillisesti kriittistä dataa joko ei ole saatavilla tai sen tuottamiseen kuluu kohtuuttomasti resursseja, mikä usein johtuu joko datan hajaantumisesta useampaan järjestelmään tai yrityksen tietojärjestelmien ja reaalimaailman välisestä ristiriidasta.

Ensimmäisestä ongelmasta eli datan hajaantumisesta seuraa sen puutteellinen saatavuus, mikä voidaan ratkaista siirtymällä integroituun järjestelmään. Toinen ongelma eli ristiriita tietojärjestelmien ja todellisen maailman välillä vaatii kuitenkin myös liiketoiminnan prosessien ja järjestelmän käyttäjien riittävää ymmärtämistä. Olennaista on siis hahmottaa, miksi jotain tietoa ei joko syötetä järjestelmään tai se syötetään väärin, tai miksi datan rakenteet eivät mahdollista kriittisiin liiketoimintakysymyksiin vastaamista.

Alta löydät esimerkkejä siitä, miten tyypillisiä tiedolla johtamisen arvoketjuun liittyviä haasteita voidaan ratkaista SAP Business Onen ja järkevän suunnittelun avulla.

Tiedon kerääminen ja hallinta

Tyypillisiä datan keräämiseen ja hallintaan liittyviä haasteita on karkeasti kolmentyyppisiä. Dataa saatetaan kerätä useaan paikkaan, jolloin sen hyödyntäminen vaatii aikaa vievää yhdistelyä ja muokkausta. Toiseksi data voi olla heikkolaatuista eli epäluotettavaa, puutteellista tai ongelmallisesti rakennettua. Pahimmassa tapauksessa kaikkea tarvittavaa dataa ei kerätä lainkaan, jolloin raskaskaan Excel-jumppa ei pelasta tilannetta.

Ratkaisut: Ensimmäinen ongelma voidaan ratkaista integroidulla järjestelmällä, mutta kahden jälkimmäisen ratkaisemiseksi tarvitaan yrityskohtaisen toteutuksen fiksua suunnittelua. Käytännössä tämä tarkoittaa päätöksentekoon tarvittavan tiedon määrittelyä, tietorakenteiden jäsentelyä, tiedoille sopivan paikan määrittelemistä järjestelmässä sekä syötetyn tiedon oikeellisuuden vahvistamista. Oleellista on ymmärtää, että järjestelmä itsessään ratkaisee vain osan ongelmista ja että käyttöönoton toteuttavalla kumppanilla on suuri merkitys saavutettavissa olevien hyötyjen kannalta.

Kysy lisää

Hyödyt

  • Relevantti, laadukas ja helposti hyödynnettävissä oleva data mahdollistaa haluttujen analyysien tekemisen ja sitä kautta viivan alla näkyvien tulosten aikaansaamisen.

Tiedon analysointi

Tyypillinen haaste on, että vaikka dataa olisikin kerätty siten, että oikeaa, laadukasta ja helposti hyödynnettävässä muodossa olevaa dataa on saatavilla, ei se vielä tavallisesti riitä analyysien tekemiseen. Tähän tarvitaan datan keräyksen lisäksi joko työläs manuaalinen jalostusprosessi tai kallis BI-järjestelmä. Vaikka hankintaperuste erilliseen BI-järjestelmään löytyisikin, ei se silti ole ongelmaton ratkaisu. Koska ERP-järjestelmän tai järjestelmien taltioima liiketapahtumatieto siirretään tavallisesti ajastetusti erilliseen tietovarastoon, on analyyseissä käytettävä data aina jossain määrin vanhentunutta. Lisäksi BI-järjestelmät ovat usein jokseenkin monimutkaisia ja uusien analyysien ja raporttien luomiseksi vaaditaan erityistä teknistä asiantuntemusta.

Ratkaisuna SAP Business One version for SAP HANA:ssa on ERP:hen sisäänrakennettu BI-järjestelmä, jolloin erillistä, usein hintavaa tietovarastoa ei tarvita. Koska muistinvaraisen SAP HANA -tietokantateknologian laskentateho riittää reaaliaikaiseen laskentaan, se mahdollistaa haluttujen analyysien tekemisen ”lennosta”. Analyyseja ei siis rajoita ennalta määritetyt laskentalogiikat, kuten perinteisessä tietovarasto + BI -maailmassa, eikä muutosten tekemiseen tarvita kallista konsulttia. Ratkaisuun kuuluvat työkalut mahdollistavat omien raporttien määrittelyn vedä ja pudota -periaatteella, joten periaatteessa kuka tahansa perehdytyksen saanut henkilö voi tehdä omia analyysejään ajantasaiseen dataan perustuen.

Kysy lisää

Hyödyt

  • Säästät investointikustannuksessa, sillä SAP Business One version for SAP HANA tarjoaa suuryritystason analytiikan pk-yrityksille sopivalla hinnalla.
  • Käytännössä kuka tahansa voi tehdä haluamansa uudet analyysit itse ilman järjestelmäkonsultin jatkuvaa tukea.
  • Analyysit perustuvat aina reaaliaikaiseen tilanteeseen.

Tiedon jakaminen

Tyypillisenä haasteena on, kun dataa on kerätty ja se on jalostettu tunnusluvuiksi ja analyyseiksi, tulee tätä tietoa seuraavaksi pystyä jakamaan niin organisaation sisällä kuin sen ulkopuolellekin. Tiedon jakaminen on kuitenkin harvoin niin suoraviivaista kuin luulisi ja voi olla, että esimerkiksi haluttuja viranomaisraportteja ei saada lainkaan suoraan ulos järjestelmästä. Usein standardiraporttien kuten tuloslaskelman ja taseen räätälöiminen on vaikeaa, jolloin organisaatio joutuu mukautumaan järjestelmän määrittelemiin raameihin. Kun tietoa ei pystytä jakamaan, yrityksen avainmittarit eivät myöskään näy työntekijöiden arjessa.

Ratkaisuna SAP Business One tarjoaa Suomessa sekä monessa muussa maassa tarvittavat paikalliset viranomaisraportit valmiina ja raporttien räätälöinti sekä uusien luominen onnistuvat asiakkaalta perehdytyksen jälkeen itsenäisesti. Lisäksi SAP Business One version for SAP HANA tarjoaa jokaiselle käyttäjälle henkilökohtaisen, täysin räätälöitävän työpöydän, jolloin työn tuloksellisuutta kuvaava tieto näkyy työntekijän päivittäisessä työssä.

Kysy lisää

Hyödyt

  • Aikaa ja rahaa säästyy, kun halutut raportit saadaan ulos järjestelmästä vaivattomasti.
  • Helposti muokattavien raporttien ansiota kunkin tilanteen vaatima tieto on vaivattomasti saatavilla, mikä auttaa tekemään parempia päätöksiä.
  • Työntekijöiden tilannekuva ja toiminta vastaavat yrityksen tavoitteita.
  • Työtekijöiden motivaatio paranee, kun yhteys oman työn ja tulosten kanssa näkyväksi tulee datan jaettavuuden ansiosta.