Operatiivisen liiketoiminnan tehokas hallinta on kilpailussa menestymisen kivijalka. Toimiakseen tehokkaasti yrityksen eri toimintojen on kyettävä ennakoimaan tulevaa: esimerkiksi ostojen tulee perustua myynnin tarpeisiin, sillä muuten joko käyttöpääoma kasvaa tai toimitusvarmuus kärsii. Koska yrityksen eri toiminnot ovat riippuvaisia toisistaan, tulee tiedon kulkea läpi organisaation mahdollisimman vaivattomasti ja ajantasaisesti.
Tämän mahdollistaa integroitu järjestelmä kuten SAP Business One, joka yhdistää kaikki liiketoiminnot yhteen järjestelmään. Näin yhden toiminnon tuottama tieto on automaattisesti myös muiden toimintojen päätöksenteon tukena reaaliaikaisesti ilman hitaita käsin toteutettavia välivaiheita.
Alta löydät esimerkkejä siitä, miten tyypillisiä liiketoiminnan haasteita voidaan ratkaista yhtenäisen, yrityksen todellisia prosesseja heijastelevan järjestelmän avulla.
Myynti
Tyypillinen haaste myynnissä on, että asiakastieto on hajaantunut useampaan järjestelmään, jolloin sen hyödyntäminen on vaivalloista.
Ratkaisuna toimii yksi integroitu järjestelmä, joka mahdollistaa asiakastietojen läpinäkyvyyden ja saatavuuden organisaatiossa. Asiakkaan tietoihin pääsee porautumaan vaivattomasti, ja muun muassa asiakkaan perustiedot, liiketapahtumat sekä asiakassuhteeseen liittyvät tapahtumat ovat käyttäjän saatavilla kätevästi yhdessä paikassa.
Ratkaisun hyödyt
- Asiakastietoa voidaan kerätä järjestelmällisesti ja osittain automaattisesti, kun kaikelle oleelliselle tiedolle on määritelty paikka yhdessä järjestelmässä.
- Kun tieto on helposti saatavilla, sitä tulee hyödynnettyä tehokkaammin ja asiakassuhdetta pystytään hoitamaan tarkoituksenmukaisesti.
- Aikaa säästyy, kun tietoja ei tarvitse siirtää järjestelmästä toiseen ja resursseja vapautuu arvoa tuottavampiin tehtäviin. Samalla myös henkilöstön tyytyväisyys kasvaa.
Osto
Tyypillinen haaste ostoissa on, että ostotilauksia ei voida yhdistää eri myyntitilauksista toimittajittain, jolloin yksittäiselle toimittajalle lähetetään useita tilauksia, mikä puolestaan voi johtaa ostokulujen kasvuun. Pahimmassa tapauksessa ostotilaukset joudutaan luomaan myyntitilausten pohjalta käsin, mikä aiheuttaa turhaa manuaalista työtä.
Ratkaisuna SAP Business Onessa ostotilaukset voidaan luoda automaattisesti myyntitilausten perusteella, minkä lisäksi tilaukset voidaan koota toimittajittain isommiksi kertatilauksiksi.
Ratkaisun hyödyt
- Ostokulut voivat alentua suurempien tilauskokojen myötä.
- Toimitukset voivat nopeutua, kun käsiteltäviä tilauksia on tavarantoimittajien päässä vähemmän.
- Resursseja voidaan käyttää tehokkaammin, kun manuaalista työtä automatisoidaan.
- Työntekijöiden tyytyväisyys kasvaa manuaalisen työn vähentyessä.
Tuotanto
Tyypillinen haaste on, että tuotannossa käytetään usein erillistä tietojärjestelmää, jolloin tieto tulevasta tuotannosta ei ole muiden liiketoimintojen käytössä. Tiedonpuute vaikeuttaa muiden funktioiden suunnittelua ja toimintaa: myynti ei esimerkiksi tiedä mitä luvata asiakkaille, koska tuleva varastotaso ei ole tiedossa. Toisaalta tuotannon erilliseen järjestelmään ei myöskään välity tietoa muilta liiketoiminnoilta eikä raaka-aineiden, materiaalien ja komponenttien ostoja näin ollen voida suunnitella tuotannon todellisten tarpeiden mukaisesti. Tämän seurauksena tuotantoon voi tulla viivästyksiä tai vaihtoehtoisesti käyttöpääoma voi kasvaa.
Ratkaisuna toimii integroitu järjestelmä, jonka ansiosta tuotantotieto on kaikkien toimintojen saatavilla, jolloin myyntiä ja ostoja voidaan tehostaa. Esimerkiksi ostotilaukset voi tehdä suoraan tuotantosuunnitelman perusteella jopa ”just-in-time”-periaatteella, jolloin käyttöpääoma voidaan minimoida.
Ratkaisun hyödyt
- Toimintojen läpinäkyvyys yrityksen sisällä paranee.
- Tuotantovarmuus paranee ja käyttöpääomaa voidaan pienentää.
- Omavalmisteisten tuotteiden toimitusvarmuus kasvaa, mikä lisää asiakastyytyväisyyttä ja myyntiä.
Logistiikka ja varasto
Tyypillisenä haasteena on, että järjestelmän varastotilanne ei vastaa todellista fyysistä varastotilannetta, mistä seuraa varastosaldojen luotettavuuteen ja tuotteiden sijaintiin liittyvää epävarmuutta. Varastosaldojen epäluotettavuuden vuoksi asiakkaalle ei voida varmuudella luvata tuotetta, mikä heikentää asiakastyytyväisyyttä ja saattaa johtaa myynnin menetyksiin. Epävarmuus johtaa usein myös varastosaldojen liialliseen kasvattamiseen toimitusvarmuuden takaamiseksi, jolloin pääomaa sitoutuu turhaan ylivarastointiin. Kun järjestelmän tilanne ei vastaa todellisuutta, myös tuotteiden löytäminen varastosta on vaikeaa, mikä hidastaa keräilyä ja voi johtaa toimitusviiveisiin.
Ratkaisu: Kun kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä, jonka varastotiedot heijastelevat todellisia varastoja, todelliset saldot ja tuotteiden paikat ovat aina tiedossa. Lisäksi keräilylistat voidaan luoda myyntitilauksista automaattisesti, mikä nopeuttaa tuotteiden keräilyä.
Ratkaisun hyödyt
- Toimitusvarmuus paranee ja sitä kautta myös asiakastyytyväisyys sekä myynti kasvavat.
- Tuotteet on helppo löytää varastosta, jolloin resursseja säästyy ja työntekijöiden tyytyväisyys kasvaa.
- Käyttöpääomaa voidaan pienentää.
Laskutus
Tyypillinen haaste on, että laskuttaminen on hidasta, koska suuri osa työstä tehdään käsin. Manuaalinen työ aiheuttaa usein myös virheitä ja viivästyksiä laskutuksessa, jolloin kassanhallinta heikentyy.
Ratkaisu on SAP Business One, jossa laskut voidaan luoda suoraan myyntitilauksista, erikseen tai kootusti. Laskujen koonti tehostaa omaa laskutusprosessia ja auttaa samalla myös asiakkaita nopeuttamaan laskujen käsittelyä, kun saapuvia laskuja on vähemmän. Laskut voidaan lähettää joko sähköisinä verkkolaskuina, sähköpostilaskuina tai paperilaskuina.
Hyödyt
- Laskutukseen liittyvän manuaalisen työn vähentyessä resursseja voidaan käyttää tuottavampaan työhön.
- Kassanhallinta tehostuu, kun laskutuksessa ei ole viivästyksiä.