Tämä tietosuojaseloste kuvaa Profizin henkilötietojen käsittelyä suhteessa asiakkaisiimme ja toimittajiimme sekä verkkosivujemme käyttäjiin. Profiz käsittelee henkilötietoja pääasiassa asiakassuhteidemme hoitamiseksi, sopimusten noudattamiseksi, verkkosivujemme ja liiketoimintamme ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi, asiakasviestintään sekä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien. Olemme sitoutuneita käsittelemään henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lain vaatimusten mukaisesti.
Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan Profizin rekisterinpitäjänä suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn. Huomaathan, että työnantajasi on todennäköisesti työnantajasi puolesta käsittelemämme henkilötietojen rekisterinpitäjä, jolloin työnantajasi tietosuojaseloste soveltuu tietojen käsittelyyn.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Profiz Business Solution Oy ( “me” tai ”Profiz” ):
Profiz Business Solution Oy
Käenkuja 3 A, 5. krs
00500 Helsinki
+358 40 59 31654
servicedesk@profiz.com
Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Lotta Airas
Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa siksi, että työskentelet tai edustat organisaatiota, joka on asiakkaamme tai alihankkijamme. Henkilötietojen käsittelytarkoituksiamme ovat:
palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen sekä sopimusten valmistelu ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen;
asiakkuuksien hallinta, laskutus, perintä ja asiakaspalautteen käsittely;
suoramarkkinointi ja markkinointiviestinnän kohdentaminen (kuten uutiskirjeiden lähetys);
asiakasviestintä ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen;
oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen; ja
liiketoimintamme ylläpitäminen ja kehittäminen.
Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?
Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää erilaisista tietopalveluista ja julkisista lähteistä.
Keräämme asiakassuhteiden hoitamiseksi ja markkinointitarkoituksiimme tyypillisesti seuraavia tietoja:
nimi, sähköpostiosoite, toimenkuva, asema, puhelinnumero, yhteydenpito, yrityksen nimi, kiinnostuksen kohteet, suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot
Verkkosivumme kerää seuraavia analytiikkatietoja:
- IP-osoite;
- päätelaite ja laitteen tunniste;
- käyttöjärjestelmä;
- vierailuajankohdat;
- URL-reitti sivustolla;
- selaintyyppi ja versio; ja
- kieliasetukset.
Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?
Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle.
Käsittelemme henkilötietoja pääasiassa oikeutetun etumme perusteella harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme sekä luodaksemme ja ylläpitääksemme asiakassuhteita. Kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, punnitsemme oikeutettuja etujamme suhteessa sinun oikeuteesi yksityisyyteen ja tarjoamme sinulle esimerkiksi helpot keinot kieltäytyä markkinointiviestinnästämme.
Lisäksi käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme kuten kirjanpitolainsäädännön meille asettamat dokumentointivelvoitteet. Joskus käsittelemme henkilötietoja sinun ja Profizin välisen sopimuksen perusteella.
Joissain tilanteissa saatamme pyytää suostumuksen henkilötietojen käsittelylle. Näissä tapauksissa annettu suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa.
Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille?
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan.
Saatamme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita tarjoaville valtuutetuille palveluntarjoajille (mukaan lukien tietojen säilytys-, myynti- ja markkinointipalveluita tarjoaville alihankkijoillemme).. Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään vain tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin meidän ohjeistuksemme mukaisesti. Saatamme myös luovuttaa tietoja lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä tai mikäli tietojen luovuttaminen on tarpeen rikosten tai tietoturvaongelmien selvittämiseksi. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olemme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.
Saatamme myös luovuttaa henkilötietoja kolmansille, mikäli se on tarpeen organisaatiosi tilaaman palvelun tarjoamiseksi (esimerkiksi tilatessasi meiltä kolmannen tarjoaman palvelun, kuten SAP-ohjelmiston). Huomaathan, että tällöin henkilötietojen käsittelyyn tyypillisesti soveltuu kolmannen palveluntarjoajan tietosuojaseloste.
Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle?
Säilytämme henkilötietojasi ensisijaisesti Euroopan talousalueella. Käyttämämme palveluntarjoajat toimivat kuitenkin useilla maantieteellisillä alueilla. Me ja palveluntarjoajamme voimme siirtää henkilötietoja valtioihin, tai saada niihin pääsyn Euroopan talousalueen ulkopuolisissa valtioissa.
Järjestämme riittävän suojauksen henkilötietojen siirroille Euroopan talousalueen ulkopuolisiin valtioihin palvelutarjoajiemme ja muiden henkilötietojen vastaanottajien kanssa solmimillamme Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin perustuvilla sopimuksilla taikka muilla vastaavilla järjestelyillä, kuten Privacy Shield -järjestelyn avulla. Kauanko henkilötietojani säilytetään?
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista suhteessa henkilötietojen käsittelytarkoitukseen tai kauemmin kuin mitä laki vaatii. Säilytysaika riippuu tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Enimmäissäilytysaika voi näin ollen vaihdella tapauskohtaisesti.
Tiedot koskien palveluidemme käyttöä poistetaan tyypillisesti kohtuullisen ajan kuluttua siitä, kun työnantajaorganisaatiosi ei enää käytä palvelujamme. Tämän jälkeen säilytämme henkilötietoja niin kauan, kun laki sitä meiltä edellyttää tai meillä on jokin lainmukainen syy säilyttää tietoja esimerkiksi vaateiden käsittelyn, suoramarkkinoinnin tai kirjanpitovelvollisuuden vuoksi.
Miten tietojani säilytetään ja suojataan?
Tietojasi säilytetään palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
Evästeet ja verkkoanalytiikka
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.
Esimerkiksi seuraavat linkit tarjoavat informaatiota evästeasetusten muuttamisesta suosituimmissa selaimissa:
Käytämme verkkosivuillamme Google Analyticsia kootaksemme analytiikkatietoja ja raportteja verkkosivujemme käytöstä. Saadaksesi lisätietoa Google Analyticsista, vieraile Google Analyticsin verkkosivustolla. Voit kieltäytyä Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi seuraavan lisäosan: Google Analytics opt-out add-on.
Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on?
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen servicedesk@profiz.com.
Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada pääsy sinua koskeviin käsittelemiimme henkilötietoihin. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen niitä käytetään.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen servicedesk@profiz.com taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi, kun poisto-, korjaus- tai vastustuspyyntösi ovat käsiteltävänä ja/tai kun meillä ei ole oikeutettuja perusteita käsitellä tietojasi..
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa.
Miten voin toteuttaa oikeuteni?
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen servicedesk@profiz.com. Pyydämme sinua samalla esittämään todisteen henkilöllisyydestäsi, kuten omakätisesti allekirjoitettu tietopyyntö tai kopio henkilötodistuksesta (älä kuitenkaan paljasta kopiossa meille henkilötunnusta taikka muita sellaisia tietoja, joita emme tarvitse). Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.